Solusi Absensi Karyawan: Pengelolaan Cuti Secara Otomatis

 

Dalam praktik bisnis, kita mengenal banyak jenis cuti seperti cuti sakit, cuti tahunan, cuti melahirkan, dan cuti pengasuhan anak. Selain itu, ada mekanisme pengajuan cuti dan juga pemberian cuti yang seringkali terlalu banyak kita alokasikan waktu untuk itu.

Sebagai staf HRD, kotak masuk emailmu mungkin diisi dengan beberapa permintaan cuti dari karyawan. Kamu mungkin juga membuang banyak waktu untuk memeriksa saldo cuti setiap karyawan di spreadsheet dengan begitu banyak tab dan data sebelum kamu bisa memberikan persetujuan untuk permintaan cuti mereka. Pengelolaan cuti menjadi hal yang cukup rumit.

Memiliki spreadsheet untuk membantu proses pengajuan cuti masih mungkin dilakukan untuk tim kecil. Tetapi seiring dengan peningkatan skala perusahaan, penggunaan spreadsheet untuk mengelola cuti dapat menjadi hal yang cukup rumit. Mengelola cuti memang bukan tugas yang mudah dilakukan, staf HRD harus menemukan cara yang tepat untuk mempermudah proses pengajuan cuti karyawan.

Selain itu, dengan sistem manual karyawan dapat mengalami kesulitan dalam mendapatkan persetujuan cuti mereka karena manajer maupun staf HRD harus secara manual mengecek jatah cuti dan melihat siapa saja yang mengajukan cuti. Pengajuan cuti dapat memakan waktu yang cukup banyak karena karyawan harus membawa hardcopy permintaan cuti mereka kepada manajer dan staf HRD.

Selain itu, dengan cara manual, karyawan menjadi lebih bergantung kepada manajer mereka karena mereka tidak memiliki akses untuk mendapatkan informasi cuti, sehingga tidak mungkin menerapkan sistem layanan mandiri karyawan yang dapat diakses kapan saja.

Sekarang, saatnya mengesampingkan pekerjaan yang melelahkan dengan mengubah manajemen cuti manual menjadi sistem otomatis. Dengan sistem yang dapat menunjukkan pengajuan cuti karyawan, sisa jatah cuti, dan memungkinkan manajer memberikan persetujuan dengan lebih cepat dan mudah.

Do and Don’t Saat Mengambil Cuti Tahunan

Jika mengambil cuti tahunan, kamu hanya ingin punya waktu untuk diri sendiri, bukan? Seminggu yang penuh dengan me-time dan kesenangan pasti sangat kamu tunggu-tunggu. Kamu tidak perlu khawatir tentang meeting, email klien, atau bertanya-tanya apakah orang dari departemen lain memahami memo yang kamu kirim. Memikirkan hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan saat kamu sedang liburan saja sudah cukup untuk merusak mood, bukan?

Salah satu alasan mengapa kamu harus mengambil cuti tahunan adalah untuk mendapatkan work-life balance. Tetapi bagaimana kamu mendapatkannya jika kamu masih memikirkan tentang pekerjaan diluar jam kerja?

Apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan saat mengambil cuti tahunan? Ini beberapa di antaranya.

DO

  • Prioritaskan Liburanmu

Kedengarannya sederhana, tetapi hal pertama yang perlu kamu lakukan adalah menyadari bahwa kamu membutuhkan dan berhak atas liburan, dan menjadikannya sebagai prioritas. Pikirkan saat-saat ketika kamu harus bekerja lembur dan memenuhi tenggat waktu untuk pekerjaan yang sangat mendesak. Jangan merasa bersalah mengambil cuti tahunan karena kamu berhak untuk itu.

  • Serahkan Tanggung Jawab

Sebelum mengambil cuti, pastikan untuk menyerahkan tanggung jawab pekerjaan kepada rekan satu timmu. Biarkan mereka untuk mengambil keputusan sendiri tanpa bertanya kepadamu terlebih dahulu. Jadi ketika kembali dari liburan, tidak ada segunung pekerjaan yang menunggumu.

  • Berikan Pemberitahuan

Meskipun kamu jelas perlu memberi tahu atasan dan rekan kerjamu bahwa kamu sedang berlibur, kamu juga harus memberi tahu klien atau pihak eksternal terkait. Beri mereka pemberitahuan satu bulan sebelumnya sehingga jika terjadi masalah, kamu dapat mengurusnya sebelum liburan.

DON’T

  • Memeriksa Pekerjaan

Jangan tergoda untuk membuka email atau membuka obrolan grup kerja. Apa gunanya liburan jika masih mengecek pekerjaan. Singkirkan gadget dan nikmati liburanmu!

  • Mengambil Hutang

Kamu tidak perlu pergi ke Maladewa atau Hollywood untuk menikmati hari libur. Cukup pergi ke taman atau pantai terdekat dan nikmati waktu luangmu saja sudah cukup. Berutang justru akan membuatmu semakin stres saat kembali bekerja.

  • Menggunakan Waktu Liburan Untuk Hal Lain

Membantu orang tua membersihkan rumah atau loteng adalah salah satu cara untuk menunjukkan bahwa kamu anak yang berbakti. Tetapi jika menggunakan liburan untuk melakukan ini, kamu akan kehilangan kesempatan untuk bersantai. Lebih baik nikmati cuti terlebih dulu dan jika masih punya waktu tersisa, bantu orang tuamu.

Tetapi sebelum mengambil cuti tahunan, kamu harus pergi ke departemen HRD dan menanyakan apakah kamu dapat mengambil cuti tahunan. Ini bisa menjadi proses yang melelahkan. HRD harus memeriksa apakah kamu masih memiliki hak cuti tahunan dan memeriksa dengan manajer apakah tanggung jawab pekerjaanmu dapat ditangani oleh timmu atau tidak.

Jangan khawatir lagi! Rekomendasikan departemen SDM perusahaanmu Talenta. Dengan Talenta, kamu dapat memeriksa saldo cuti, mengajukan cuti, dan mendapatkan pemberitahuan ketika permintaan cuti diterima atau ditolak dari smartphonemu.

Sistem Digital Dalam Pengelolaan Cuti

Sistem digital saat ini lebih banyak dijumpai dalam bentuk aplikasi berbasis web karena kemudahan aksesibilitasnya. Juga kemampuannya untuk dapat digunakan di perangkat dan sistem operasi apa saja. Ketika karyawan mengajukan cuti, manajer dapat melihatnya melalui notifikasi kemudian dengan mudah menyetujui atau menolak permintaan tersebut.

Manajer atau staf HRD tidak perlu memeriksa saldo cuti setiap karyawan karena sistem sudah secara otomatis memperbarui informasi cuti. Ini juga lebih mudah bagi karyawan karena mereka tidak perlu membuang waktu untuk menemui manajer atau staf HRD untuk meminta persetujuan cuti. Karena dengan menggunakan sistem otomatis, karyawan akan mendapatkan notifikasi apabila pengajuan cutinya disetujui atau ditolak.

Dengan pengelolaan cuti otomatis, karyawan dapat melihat berapa banyak cuti yang telah diambil dan berapa yang tersisa. Ini juga memudahkan karyawan untuk mengajukan cuti dari mana saja dan kapan saja melalui web atau aplikasi pada smartphone. Karyawan juga dapat melampirkan surat keterangan kesehatan jika diperlukan.

Hal ini dapat mengurangi penggunaan kertas yang berlebihan karena karyawan tidak perlu lagi menggunakan kertas untuk mengajukan cuti. Selain itu, data tersebut dapat digunakan untuk mempercepat proses pembayaran gaji di perusahaan. Karena sistem akan secara otomatis melacak pola cuti dan mendapatkan data hari kerja masing-masing karyawan dan menghitung gaji masing-masing.

Sistem manajemen cuti dapat mengotomatiskan proses pengajuan sampai persetujuan cuti dalam perusahaan. Yang dapat menghemat waktu dan sumber daya karena memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas mereka. Serta menghilangkan cara manual untuk mencatat dokumen cuti.

Kamu dapat memperoleh manfaat ini dengan menerapkan software HR, seperti Talenta untuk mengelola permintaan cuti dengan cara yang lebih efisien.

Ingin tahu lebih banyak tentang cara mengelola cuti karyawan secara efektif? Download aplikasi cuti berbasis web dan mobile Talenta by Mekari sekarang juga.